องค์ประกอบในการดำเนินการสัมมนา

องค์ประกอบของ “การจัดสัมมนา”
1.ด้านเนื้อหา ได้แก่ สาระหรือเรื่องราวที่จะนำมาจัดสัมมนา ซึ่งประกอบด้วย
1.1 จุดมุ่งหมายของการจัดสัมมนา ว่าจัดเพื่ออะไร
1.2 เรื่องที่จะนำมาจัดสัมมนา ต้องเป็นเรื่องมี่มีประโยชน์และคุ้มค่าต่อการจัด
1.3 หัวข้อเรื่อง เพื่อให้เห็นทิศทางของปัญหาหรือกรอบความคิดในเรื่องที่จะสัมมนา
1.4 กำหนดการสัมมนา ชื่อหน่วยงานหรือบุคคล ผู้ดำเนินการจัดสัมมนา ชื่อเรื่องสัมมนา วัน/เดือน/ปี ที่จัดสัมมนา เวลา สถานที่
1.5 ผลที่ได้รับจากการจัดสัมมนา เป็นเรื่องที่ผู้จัดสัมมนาได้คาดหวังว่า การจัดสัมมนาจะทำให้ผู้เข้าร่วมสัมมนาได้รับประโยชน์อย่างไรบ้าง อาจเป็นทั้งเชิงปริมาณและคุณภาพ จึงเป็นเรื่องที่ผู้จัดสัมมนาจะต้องเขียนผลที่ได้รับไว้ด้วย

2.ด้านบุคลากร หมายถึง บุคคลที่เกี่ยวข้องกับการจัดสัมมนาหมายถึง บุคคลที่เกี่ยวข้องกับการจัดสัมมนา
2.1 บุคลากรฝ่ายการจัดสัมมนา ได้แก่ บุคคลหรือคณะกรรมการที่มีหน้าที่ในการจัดสัมมนาให้บรรลุจุดประสงค์ที่วางไว้ แบ่งได้เป็นฝ่ายด้วยกัน ดังนี้
- ประธานและรองประธาน
- เลขานุการและผู้ช่วยเลขานุการ
- กรรมการฝ่ายทะเบียน
- กรรมการฝ่ายเอกสาร
- เหรัญญิก และผู้ช่วยเหรัญญิก
- ฝ่ายพิธีกร
- ฝ่ายสถานที่และวัสดุอุปกรณ์
- ฝ่ายประชาสัมพันธ์
- ฝ่ายปฏิคม
- ฝ่ายรักษาพยาบาล
- ฝ่ายประเมินผล
- ฝ่ายปรึกษา
2.2 วิทยากร หมายถึง บุคคลที่ทำหน้าที่บรรยาย อภิปรายหรือถ่ายทอดความรู้ประสบการณ์ โดยใช้เทคนิควิธีการต่าง ๆ ให้แก่ผู้เข้าร่วมสัมมนาด้วยความจริงใจ และมุ่งหวังให้ผู้เข้าสัมมนาได้รับความรู้ และประสบการณ์อย่างเต็มที่ ดังนั้นผู้ที่เป็นวิทยากรต้องเป็นบุคคลที่มีความรู้ ความสามารถ และประสบการณ์ หรือมีความเชี่ยวชาญเฉพาะทาง หรือเกี่ยวข้องกับเรื่องที่จัดสัมมนา

3.ด้านสถานที่ เครื่องมือ และอุปกรณ์ต่าง ๆ
3.1 ห้องประชุมใหญ่ หมายถึง ห้องประชุมรวมที่ใช้บรรยาย อภิปรายหรือสัมมนาที่จะต้องกำหนดที่นั่งได้ว่า สามารถบรรจุคนได้กี่ที่นั่ง และใช้ที่ใด สถานที่ตั้งอยู่ที่ไหน สำหรับเป็นแหล่งจัดสัมมนา
3.2 ห้องประชุมย่อย หมายถึง เป็นห้องประชุมที่มีขนาดกลางหรือขนาดเล็ก
3.3ห้องรับรอง หมายถึง เป็นห้องที่ใช้สำหรับรองรับวิทยากร แขกพิเศษ เพื่อให้ได้รับการพักผ่านหรือเตรียมตัวก่อนการสัมมนา
3.4 ห้องรับประทานอาหารว่าง
3.5 ห้องรับประทานอาหาร
3.6 อุปกรณ์ด้านโสตทัศนูปกรณ์ ได้แก่ ไมโครโฟนชนิดตั้งและติดตัว เครื่องขยายเสียง เครื่องฉายภาพข้ามศีรษะ เทปบันทึกเสียง เครื่อง วี.ดี. ทัศน์ อุปกรณ์ด้านแสงและสียงต่าง ๆ เครื่องฉายสไลด์ จอภาพ กล้องถ่ายรูป ฯลฯ
3.7 อุปกรณ์เครื่องมือประเภท เครื่องคอมพิวเตอร์ เครื่องพิมพ์ดีด เครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องถอดเทป
3.8 อุปกรณ์ด้านเครื่องเขียน ที่จำเป็นในการสัมมนา เช่น กระดาษขาว แผ่นโปร่งใส เครื่องเขียนต่าง ๆ

4.ด้านเวลา วัน เวลาที่ใช้ในการสัมมนา ที่ผู้จัดสัมมนาควรมีการวางแผนไว้อย่างดีว่าควรใช้ วัน เวลาใดในการจัดสัมมนาจึงจะเหมาะสมและสะดวกแก่ทุกฝ่าย เวลาในการจัดสัมมนาหากใช้เวลาน้อยเกินไปก็จะทำให้ไม่ได้ความรู้ความคิดเห็นที่กว้างขวางมากพอแต่หากใช้เวลามากเกินไปก็อาจทำให้การสัมมนาน่าเบื่อได้เวลาที่ใช้ในการสัมมนา ที่ผู้จัดสัมมนาควรมีการวางแผนไว้อย่างดีว่าควรใช้ วัน เวลาใดในการจัดสัมมนาจึงจะเหมาะสมและสะดวกแก่ทุกฝ่าย เวลาในการจัดสัมมนาหากใช้เวลาน้อยเกินไปก็จะทำให้ไม่ได้ความรู้ความคิดเห็นที่กว้างขวางมากพอแต่หากใช้เวลามากเกินไปก็อาจทำให้การสัมมนาน่าเบื่อได้

5.ด้านงบประมาณ หรือการจัดทำงบประมาณ ในการดำเนินงานสัมมนา ย่อมมีค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน ดังนั้นผู้จัดสัมมนาต้องมีการจัดสรรวางแผนค่าใช้จ่ายให้ดี ด้วยความรอบคอบ เพื่อให้การประมาณค่าใช้จ่ายทั้งหมดของงานอยู่ในภาวะที่เพียงพอ ไม่ขาดหรือมากจนเกินไปหรือการจัดทำงบประมาณ ในการดำเนินงานสัมมนา ย่อมมีค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน ดังนั้นผู้จัดสัมมนาต้องมีการจัดสรรวางแผนค่าใช้จ่ายให้ดี ด้วยความรอบคอบ เพื่อให้การประมาณค่าใช้จ่ายทั้งหมดของงานอยู่ในภาวะที่เพียงพอ ไม่ขาดหรือมากจนเกินไป
5.1 ให้แต่ละฝ่ายทำหน้าที่รับผิดชอบทำงาน จัดทำงบประมาณที่ต้องใช้จ่ายทั้งหมดของฝ่ายของตนทั้งหมดออกมาในรูปของบัญชีค่าใช้จ่าย และเสนอให้ฝ่ายเหรัญญิพิจารณาถึงความเหมาะสมก่อนอนุมัติ
5.2 เมื่อการวางแผนเกี่ยวกับค่าใช่จ่าย ของแต่ละฝ่ายได้รับความเห็นชอบจากที่ประชุม ก็จัดให้ทำงานงบประมาณรวมทั้งหมดทั้งโครงการ แล้วนำไปใส่ในโครงการ เพื่อเสนอฝ่ายบริหารอนุมัติได้แก่ สาระหรือเรื่องราวที่จะนำมาจัดสัมมนา ซึ่งประกอบด้วย หมายถึง บุคคลที่เกี่ยวข้องกับการจัดสัมมนา เวลาที่ใช้ในการสัมมนา ที่ผู้จัดสัมมนาควรมีการวางแผนไว้อย่างดีว่าควรใช้ วัน เวลาใดในการจัดสัมมนาจึงจะเหมาะสมและสะดวกแก่ทุกฝ่าย เวลาในการจัดสัมมนาหากใช้เวลาน้อยเกินไปก็จะทำให้ไม่ได้ความรู้ความคิดเห็นที่กว้างขวางมากพอแต่หากใช้เวลามากเกินไปก็อาจทำให้การสัมมนาน่าเบื่อได้ หรือการจัดทำงบประมาณ ในการดำเนินงานสัมมนา ย่อมมีค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน ดังนั้นผู้จัดสัมมนาต้องมีการจัดสรรวางแผนค่าใช้จ่ายให้ดี ด้วยความรอบคอบ เพื่อให้การประมาณค่าใช้จ่ายทั้งหมดของงานอยู่ในภาวะที่เพียงพอ ไม่ขาดหรือมากจนเกินไป